设备管理

 

进口仪器设备管理办法

 
     随着国家教育部和上海市对教育事业经费的加大投入,学校从国外订购的设备逐年增多,这些科教用设备必须通过海关才能正常运抵学校。对科教用设备进口国家有较多的规定和要求,在工作中必须认真地遵守海关的法规,坚决执行国家的政策。为了进一步搞好进口工作,特制定本管理办法。
   
      一、管理部门
   
      学校进口设备的归口管理部门是学校实验设备处。
   
      二、进口设备购置申请、审批
   
校内各院(系)、使用单位根据经费的不同渠道,提出进口设备订购申请。凡属上海市财政经费,首先填写进口设备申请表,报市教委和财政局审批。同意后,填写固定资产申请审批表(单价≥10万元人民币仪器设备,需加填写《大型精密贵重仪器设备可行性论证报告》)。其它经费直接填写固定资产申请审批表(单价≥10万元人民币仪器设备,需加填写《大型精密贵重仪器设备可行性论证报告》)。固定资产申请审批表经院、实验室主管领导签字同意,报实验设备处审核和备案。
 
三、进口设备购置、技术谈判与商务谈判
 
本着技术谈判以院(系)为主,商务谈判以实验设备处为主共同组成谈判小组,与供货商进行技术、商务谈判。
技术谈判包括设备详细的技术规格、配置清单、售后服务、出国培训、验收标准等条款,须使用院(系)单位负责人审查及签字盖章。
商务谈判包括最终合同价格、成交方式、交货日期、运输方式、付款条件、验收方式、索赔条件等。
单价100万人民币及以上的进口设备,或者属国家规定招标范围的产品,均要通过上海市有资质的招标公司对外公开招标。中标后,方可办理有关进口批件,签订合同。
 
四、办理进口证明及外贸合同签订
 
根据国家规定,在外贸合同签订前,必须得到国家有关部门的批准进口证明。此项工作由实验设备处负责统一申请办理。外贸合同必须由实验设备处委托具有对外贸易经营权的法人或组织(简称对外经营单位)签订,方为有效。学校其他单位无权签订外贸合同,但可以和国外供货商签订备忘性的协议。
1.  一般贸易必须填报机电产品进口申请表,报上海市机电设备进口审查办审批,获准后由外贸公司签订合同。
2.  订购的进口设备属国家特定管理的产品,需报上海市机电设备进口审查办审批,再报外经贸部进出口司特定处审批,由外经贸部领取进口许可证。
   
五、付款
 
得到机电产品进口批件和签订外贸合同后,由实验设备处负责将进口设备货款转交外贸公司,外贸公司向供货商开具银行信用证。
 
六、进口免税证明申请
   
1.  合同签订以后,根据海关总署1997年第61号令《科教用品免税范围的规定》,办理合同货物的免税手续。
2.  设备免税要遵照海关有关规定,各院(系)在进口设备时,为考虑合理的使用经费,可到实验设备处设备科咨询,并报海关征税处。如不能免税,各使用院(系)要考虑交纳海关的关税和增值税。
3.  单独进口零配件及易耗品,须出示主机进口免税证明(免税证明有效期为5年)。
   
七、厂家发货、报关、提运
   
1.  根据签订外贸合同及开具信用证的有关条款,执行合同双方的义务。到货后,须办理合同货物的报关、提运。
2.  未经过实验设备处办理有关进口手续,国外公司擅自发运至海关的货物,实验设备处一般不受理此项报关工作。如须实验设备处协助报关、提运,应由院(系)、各使用单位提供相应的报送证明材料,补办有关批件,由此而引起的滞报金、仓储费等均由院(系)、各使用单位自己支付。
   
八、设备验收和索赔
 
合同货物运到相关实验室后,应及时通知供货厂商来验收,进口设备的验收由实验设备处派员参加。验收分常规验收和技术验收。
1.  常规验收应根据合同逐一开箱验收清点。如发现短缺或破损,做好现场记录并双方签字认可。(填写好《进口及国内精密仪器设备开箱记录》)
2.  技术验收应根据技术协议及产品技术指标,做好质量验收。如发现质量不符合要求,做好双方签字认可的备忘录。(填写好《进口及国内精密贵重仪器设备质量验收记录》)
3.  如发现数量或质量有问题,一般情况双方协商解决。如协商不成,在规定期限内进行商检。凭商检证书,对外交涉索赔。索赔有效期为合同货物到中国港口后90天。
   
九、结算
 
根据信用证条款外贸公司付款结汇后,各实验室配合做好固定资产入账,财务处报销冲账。
 
十、归档
 
单价在10万元人民币以上(含10万元人民币)的仪器设备归档见《大型精密贵重仪器设备技术档案管理办法》。
 
十一、海关监管
 
免税的进口设备五年内受海关监管。如在监管期内有产权关系变更,须填写《免税物品产权变更申请表》,报海关审批。若接受单位不具备免税条件,须照章纳税。违反规定,后果自负。如果设备必须运到外地使用,使用院(系)应报实验设备处,到海关办理审批手续,保证设备仍在海关监管之下。免税设备超过海关监管期,使用院(系)组织填写《减免税物品核销申请表》,报实验设备处,向海关申报,海关批准后,方可撤消监管。




仪器设备管理细则

 
一、总    
 
第一条   为适应教育事业的改革与发展,贯彻国家教育部教高[2000]9号文“关于印发《高等学校仪器设备管理办法》的通知”精神,加强对学校仪器设备的科学管理,提高仪器设备的完好率和使用率,防止公物私化,保证学校的教学、科研、生产和行政等方面工作的顺利进行,特制订本细则。
第二条   学校的仪器设备是国家财产,全校师生员工都要自觉爱护,杜绝铺张浪费和损坏公共财产的不良行为,要加强对仪器设备管理工作的领导,健全机构,专人负责。各级领导应重视仪器设备工作人员队伍的建设,经常对管理人员进行政治思想教育和业务培训,经常检查设备管理工作,不断提高管理水平。
 
二、管理机构及其职责
 
第三条   为加强学校仪器设备的归口管理,学校由一位副校长主管全校设备工作。根据“统一领导,分口管理”的原则,由实验设备处负责全校仪器仪表、机电设备、电子设备、印刷机械、卫生医疗器械、文体设备、标本模型、文物及陈列品、工具、量具和器具、行政办公设备等十大类物资的管理工作,并负有审批、监督、检查、调拨、分配、管理的职责。
1.  我校仪器设备实行校、院(系)二级管理,各院(系)应由一位副院长(副系主任)主管设备工作,并设专(兼)职设备秘书,协助管理设备工作。各院(系)实验室为学校仪器设备管理的基层单位。
2.  各类经费购置或接受捐赠仪器设备的产权属,均应按学校正式建制单位办理设备固定资产入帐手续。
 
三、范    
 
第四条   凡符合下列条件为学校专用仪器设备
1.     单价800元人民币以上(含800元人民币),耐用时间在一年以上,非易损,能独立使用的教学、科研、生产、行政用仪器设备。
2.     需移交给委托单位的实验室小批量试制产品和科研样机所需配置的外购设备,均应凭合同任务书(复印件)到实验设备处办理审核手续后报销。
3.     自制或国内外(境外)捐赠、校外调拨的仪器、设备及各种计算机软件,凡符合上述规定的,都应办理固定资产入帐或转帐手续。
第五条   仪器设备的资产值
1.  因技术改造扩充新的功能而增加其价值时,按所开支的材料、工费增加原值。
2.  有的设备不配套,后购置的原缺附件,按实价增加其原值。
3.  原有的设备,因毁、损、拆除其原有部份时,应减少其原值。
第六条   各院(系)由一位副院长(副系主任)主管设备管理工作。各使用单位必须选派思想作风好、工作认真负责的在职人员任专职或兼职管理员,在业务上受实验设备处的指导。管理员的职责是负责财产的保管、监督、检查、建帐和建档,办理借用、调拨、报废等手续。凡教学、科研系统仪器设备管理的基层管理员,需报实验设备处登记备案。管理人员要相对稳定,不要随意调换。如工作需要调动时,须事先报实验设备处备案,办理移交手续。
 
四、管    
 
第七条   仪器设备购置
1.  实验室根据建设规划和实验教学的需要,制订出下年度的教学仪器设备申购计划,经主管院(系)领导审批后,报送实验设备处汇总。实验设备处根据经费分配情况及申购的合理性进行审核后,办理申购手续。
2.  实验室申购单价在10万元人民币以上(含10万元人民币)的仪器设备,购买前必须填写《大型精密贵重仪器设备可行性论证报告》。
单价10万元人民币以上(含10万元人民币)的仪器设备由实验设备处及各院(系)共同组织专家论证,要求由两位校外专家,一位校内专家组成专家组,论证报告及申购单交实验设备处审核报主管校长审定后执行。
3.  申购仪器时应详细填写仪器设备的性能、规格、型号及使用条件等。
4.  凡教学需要自制设备、装置,一律填写《自制设备立项申请书》,按自制设备管理办法实施,在自制完成后应验收、入账。
5.  所有仪器设备一律通过实验设备处认可才能报销入账。
第八条   仪器设备的验收
1.  常规验收:仪器设备到校后,由申购单位组织专人或验收小组对发票、说明书、装箱单及其他技术资料等进行校验,检查是否符合合同要求。经验收合格后逐项填写《贵重仪器设备履历书及验收报告》。
2.  技术验收:对购入的精密、贵重、稀缺仪器和大型设备,特别是进口仪器设备,由申购单位组织验收小组、或者组织有关专家和使用单位联合验收,逐条考核该设备的技术指标和功能等,并填写《进口及国内精密贵重仪器设备质量验收记录》,列出验收技术指标签名后存档。
上述验收中,如发现损坏或短缺情况,应立即根据有关规定,由采购部门向供货(运输)单位提出,办理退、换、赔等手续。精密、贵重、稀缺、进口仪器设备如达不到订货合同技术指标,应由采购部门向国家商检局提出商检,开具商检证明,向供货单位索赔。未经商检不得动用。
第九条   为加强对仪器设备的管理和核算,必须建立必要的账册,进行登记、核算、管理、清点等。根据财务、财产管理、财产使用三级设置固定资产帐。
1.  财务部门设置固定资产基金总帐户(资金来源),同时设置固定资产总帐户(资金结存类),并按规定设置明细帐。
2.  实验设备处设置与财务部门及使用部门相对应的收支日记帐、分户帐、分类帐。
3.  财产使用部门设立固定资产分户帐,并注明存放地点及使用单位。财务、财产管理、财产使用三方面要定期检查核对,做到帐帐相符,帐物相符。
4.  实验设备处每年将当年入库的设备帐报财务处核对,财务处也应将当年报销的设备帐报实验设备处核对,确保帐帐相符。
5.  凡属所有的仪器设备均应以实验设备处的“设备固定资产账册”上的台(件)数、金额数为准。
6.  使用单位均应到实验设备处填写“设备验收单”,以下简称(设备验收单)经审核盖章后,财务处方可报销。
7.  设备验收单按总价入账(包括:加成费、运什费和包装费),与财务处保持一致。
8.  实验设备处每年会同审计处对学校有关部门进行仪器设备抽查清点。
第十条  仪器设备借用及损坏、丢失赔偿办法
1.   每个实验室设一位设备管理员,负责本实验室的财产管理工作。对固定资产(800元人民币以上(含800元人民币))要逐台建帐,做到帐、物相符。对陈旧设备要办理降级使用、调出、报废、报失、报损等手续。800元人民币以下低值耐用设备及工具和两用物品要建帐,做到帐物相符。
2.   本院(系)教师借用仪器设备,要经实验室主任同意,到设备管理员处办理借用手续。借用物品要定期进行清理。
3.   外院(系)教师借用仪器设备,要由借用教师申请,双方实验室主任同意(签字)后,办理借用手续(填写借用设备凭据),借用期限由双方协商,办理有关手续。
4.   为了充分提高仪器设备的利用率,在不影响本院(系)教学、科研的前提下,可以向外各单位借出仪器设备,并收取一定的费用,作为更新维护设备用。出借设备收费按学校有关规定执行。设备出借期限一般不超过三个月,过时要办理续借手续。逾期不还,借用单位有权加收两倍以上的租金,并及时追回。
5.   出借仪器设备在借出和归还时,双方要进行检查、验收。借用过程中如发生损坏、丢失等事故,应立即组织力量查明原因,当事人应及时写出书面报告。由实验室主任会同管理人员提出处理意见,报院(系)设备管理负责人审核,并上报学校设备处备案。
经实验室主任、技术人员、管理人员组成鉴定小组进行鉴定:凡属责任事故,当事人要承担责任和经济赔偿;凡属非责任事故,要研究事故原因,制订措施防止再次出现事故。
具体赔偿处理按设备折旧价酌情办理。
6.   学生实验中,借用器材要登记,实验后要如数交还。
 
五、处    
 
第十一条  校内仪器设备调动时,由调动单位管理员填写《内部物资调拨单》,经调出和调入双方实验室主任同意、签字、盖实验室章,报实验设备处,经实验设备处审批、盖章认可后,方可调动。
仪器设备向校外调拨,须按下列原则进行:
1.  调拨仪器设备必须确认是我校闲置多余,已不适用于教学科研需要的仪器设备。调拨单位必须持正式介绍信,向院(系)和实验设备处洽谈协商,经三方同意后,办理《设备调拨单(外部)》,并经对方单位签章认可后,由学校上报上海市教委、国资办,待上级单位批复后方可调拨。
2.  外调仪器设备一律实行有价转让。转让价格视该仪器设备使用、折旧等综合情况确定。学校投资设备转让所得款项应全额归学校。
第十二条  仪器设备的报废
1.  仪器设备符合下列情况之一时,可申请报废:
1)    达到或超过使用期限,主要部件或结构已经损坏,不能达到最低使用要求,且无修复价值者;
2)    不能迁移的设备,因实验用房改建或工艺布置改变必须拆毁者;
3)    因意外灾害或突然事故,受到严重损坏、无修复价值者;
4)    修复费用超过或接近新购价值者;
5)    凡上级主管部门有文件规定淘汰或不准再用的产品。
2.     需要报废的仪器设备,由实验室填写《固定资产报废报失单》或《大型设备报废审批表》,经实验室主任、及主管院长审核后,送实验设备处审定,经技术鉴定及主管校长审批,由学校上报市教委、国资办,待上级单位批复后方可销账。
第十三条  经批准报废的仪器设备,原则上不作留用,使用部门需要留作教具或拆卸零件维修,须经实验设备处批准,并注明报废留用标志,其残值列入低值品帐中,以利备查。
第十四条  仪器设备的损坏、丢失、和赔偿对因责任事故造成仪器设备损坏和丢失者均应赔偿,其中失窃者须上报校保卫处备案,并给予适当的批评教育;严重失职,发生重大事故又隐瞒不报者,除责令赔偿外,应根据具体情节给予适当的行政处分。
 
 

 

废旧仪器设备处置办法

 
为了加强仪器设备的日常管理,更好地为教学、科研服务,本着勤俭办学的方针,充分利用废旧仪器设备的剩余价值,防止国有资产流失,特制订本办法。
 
一、学校统一管理仪器设备处置
 
学校现有所有仪器设备,不论其购置经费来自何种渠道,均属于国有资产,由学校统一管理和处置,各单位无权自行处置。
 
二、多余、闲置、报损、报废仪器设备界限
   
1.  多余:是指多购置而积压的仪器设备及器材。
2.  闲置:是指学校各个单位中长期不用的仪器设备及器材。
3.  报损:是指仪器设备呆帐损失、非正常损失、非正常损坏、遗失等。
4.  报废:是指设备由于各种原因丧失原有功能,而无法继续使用,必须进行产权注销的资产处置。其范围如下:
1)      达到或超过使用期限,主要部件或结构已经损坏,不能达到最低使用要求,且无修复价值;
2)      经技术鉴定,确属质量问题或损坏过重无法修复及费用超过、接近新购价格;
3)      因国家标准改变而不符合现在使用要求,且不能改装利用;
4)      国家规定应淘汰的技术性能落后,高能耗,低效率的仪器设备;
5)      不能迁移的设备或者继续使用易发生危险的设备。
   
三、报批权限
 
1.  凡属报废的仪器设备,先填写“设备固定资产报废单”,由实验室主任及主管院长(或主管部门负责人)审核后,送实验设备处。经技术鉴定及主管负责人审批上报市教委、国资办批复后,由学校统一回收处理后,方可销账。
2.  原价10万元人民币以下的仪器设备报废由实验设备处下属的实验室管理科审批。原价10万元人民币以上(含10万元人民币)的设备报废由实验设备处处长审核后报主管校长审批。
3.  经批准报废的仪器设备,原则上不作留用。因特殊需要,经实验设备处批准,并注明报废留用标志,其残值进入低值品帐中。
 
四、回收处理程序
 
1.  实验设备处将全校多余、闲置及陈旧设备上校园网,进行校内外调剂,盘活存量,做好陈旧物资利用工作。
2.  实验室及有关单位凭学校已批准的报废单,上交报废设备,实验设备处统一负责回收处理。
   
五、帐务处理
 
实验设备处汇总报废清单后,由审计处请审计机构对清单内的报废设备进行审计,出审计报告后,由校财务处报市教委财务处和市国资办,实验设备处凭市国资办批复销帐。
 
六、财务处理
 
陈旧仪器设备回收处理的残值一律进入学校,作为设备维修更新资金的补充。
 
七、奖惩
 
1.  对严格遵守学校规章制度,做好多余、陈旧、闲置仪器设备上交回收工作的单位及人员,分别给予表扬和奖励。
2.  对未经批准私自处理者,视情节轻重,学校给予批评或处罚。